Les ressources présentées ci-dessous viennent en complément de la conférence “Voyage au coeur de l’agilité, une aventure immersive” créée et animée par Matthieu PEROJO et Cynthia TREMOUREUX, respectivement Product Owner et Scrum Master chez Valeuriad.
Vous y trouverez des précisions sur les outils que vous avez peut-être utilisés en incarnant Charlie, la Scrum Master de l’équipe dont vous avez été le héros !

Note : les éléments qui vous sont présentés ci-dessous sont constitutifs d’une “boîte à outils” quotidienne de Scrum master. Comme dans la vraie vie, on ne réinvente pas la roue et on s’appuie sur les extraordinaires travaux réalisés depuis des années par l’ensemble de la communauté Agile.

Matrice de compétences

C'est quoi ?

La Matrice de compétences est un outil pour connaître, suivre et maîtriser les compétences disponibles dans l’équipe par rapport à un objectif donné.

Pré-requis - Dans quel contexte l’utiliser ?

La sécurité psychologique

Remplir cette matrice suppose de prendre du recul sur ses propres compétences et de partager les résultats de cette introspection au reste de l’équipe. Puisque nous recherchons ici des données les plus objectives et honnêtes possibles, il est indispensable que chacun se sente libre de partager sans éprouver la crainte d’en subir de quelconques conséquences.

Mettre régulièrement à jour la matrice

Initier une matrice de compétences paraît souvent être un travail chronophage. L’usage de diverses méthodes expliquées plus loin permettent d’atténuer cet état de fait. Néanmoins, rien ne vaut une mise à jour régulière pour éviter de revivre ce sentiment à l’usage qui mène trop souvent à l’abandon de l’outil. Pourquoi ne pas y dédier 5 minutes au début de chaque rétro ?

Dédier du temps

Conséquence directe des deux points précédents, il est nécessaire de dédier un vrai temps à ce sujet. Conséquemment, il est nécessaire que tous les membres de l’équipe et les décideurs qui l’entourent soient convaincus de l’intérêt de l’exercice et des bénéfices à en tirer.

Bénéfices attendus - Qu’est ce qu’on en attend ?

Dans le cadre d'un recrutement : permet d'identifier rapidement et simplement les compétences à rechercher chez les futures recrues.
Dans le cadre de l'arrivée d'un nouvel équipier : prise d'information rapide sur les compétences de chacun, fluidification des échanges, donne des repères rapidement.
Au quotidien : prévenir le truck factor, prévoir et maîtriser les coûts de formation et de montée en compétences.

Comment - Et en pratique ça donne quoi ?

Les entrées de la matrice

Ce dont on a besoin
Lister les compétences dont l’équipe a besoin. Les plus à même de détenir la réponse à cette question sont les membres de l’équipe eux-mêmes, ce sont de leurs compétences que nous parlons. Un atelier de co-construction sera très approprié ! Pour cela, partez de votre besoin et de votre produit. Posez-vous la question de la liste des compétences nécessaires à la bonne conduite de votre produit. Et n’oubliez pas les softskills !

Ce que l’on a
Prenez du recul dans un second temps en vous posant la question des compétences existantes dans l’équipe, qu’elles soient nécessaires ou non au développement de votre produit. D’ailleurs, sont-elles réellement inutilisées ? Ne sont-elles pas autant d’opportunités pour votre équipe, votre produit, votre business ?

Le contenu de la matrice

Ce dont il faut avoir conscience : la matrice est remplie par auto-évaluation. L'auto-évaluation comporte des biais intrinsèques poussant certains individus à se surévaluer quand d'autres se sous-évaluent. De même, les interactions autour de cette matrice, lorsqu'elles apportent un éclairage positif aux compétences d'une personne, auront tendance à la tirer vers l'amélioration de ses compétences et vice-versa en cas d'interactions négatives.

Deux pistes pour palier à ces biais humains :
- L’utilisation du Shu-Ha-Ri pour l’évaluation du niveau individuel
- Inviter les plus expérimentés à donner un éclairage sur les attentes concrètes derrière chacune des compétences

Trois notions d’égales importances doivent être prises en compte :
- De quel niveau avons-nous besoin pour chaque compétence identifiée ?
- Qui dispose de quelles compétences et à quel niveau ?
- Qui souhaite apprendre ou continuer de pratiquer quelle compétence ? A l’inverse, avons-nous des sachants qui ne souhaitent plus travailler une compétence donnée ?

Matrice des attendus

On ne va pas vous en faire des tartines, Jean-Christophe Pagès a décrit de manière limpide tout ce qu’il y a à dire dans son article “La matrice des attendus : pour clarifier les rôles et attentes au sein d’un groupe”.

Solution focus

C’est quoi ?

Inspirée de la loi de l’attraction et de la pensée positive, cette approche de coaching adaptable en atelier d’équipe propose d’aborder des situations sous l’angle de la construction de solution plutôt que de la résolution de problèmes.

Pré-requis - Dans quel contexte l’utiliser ?

Votre équipe rencontre un problème, un irritant qu’il vous est possible d’identifier en amont de l’atelier. Afin de réduire le risque d’erreur dans cette phase d’identification, pensez à débuter l’atelier avec un tour de table répondant à la question “Quelle amélioration attendez-vous dans cette situation ?”

Bénéfices attendus - Qu’est ce qu’on en attend ?

Face à un problème rencontré, une approche classique s’attardera sur la cause du problème et donc les moyens à mettre en œuvre pour traiter les conséquences et réduire les risques que cela se reproduise. L’approche "Solution Focus" permet aux participants de se focaliser sur l’avenir et le positif en s’appuyant sur une suite de “petits pas” réalistes, réalisables et immédiatement actionnables.

Comment ? - Et en pratique ça donne quoi ?

Klaxoon propose un template, un format et un déroulé détaillé pour réaliser un atelier "Solution Focus" : https://klaxoon.com/communaute/solution-focus-le-workshop-de-retrospective-axe-sur-la-recherche-de-solutions

Rétro on-boarding

C’est quoi ?

L’arrivée d’un nouveau membre d’équipe, c’est un événement qui peut arriver de temps à autre mais qui n’a rien d’anodin et mérite, à ce titre, qu’on lui dédie une rétro !

Pré-requis - Dans quel contexte l’utiliser ?

Ca semble tomber sous le sens : quand un petit nouveau débarque !

Bénéfices attendus - Qu’est ce qu’on en attend ?

Avec ce format de rétro on cherche à mettre à l’aise le nouvel arrivant, à lui offrir la connaissance et le soutien de sa nouvelle équipe et une immersion dans l’état d’esprit ambiant.

Afin que chacun profite au maximum de ce moment, il est important de mettre le nouvel arrivant à l’aise. Pour cela, pensez à préciser à cette personne que les différentes questions seront principalement destinées aux autres membres de l’équipe. S’il participe et appose ses idées, toute l’équipe en sera ravie et reconnaissante, néanmoins il n’y a aucune injonction. Le nouvel arrivant étant en pleine adaptation, adopter une posture d’observation doit être explicitement accepté pour permettre à toutes les personnalités de se sentir à l’aise.

Comment - Et en pratique ça donne quoi ?

Le format est composé de 5 étapes :

Découvre l’équipe
Chacun se présente avec, par exemple, son rôle au sein de l’équipe et un mot ou anecdote pour le décrire.
Exemple : “Je suis Matthieu, le PO grand fan d’électro” ; “Je suis Cynthia, la Scrum Master éleveuse de lapins”

J’aurais aimé le savoir
Si l’histoire était à refaire, qu’auriez-vous aimé savoir dès votre 1er jour dans l’équipe ? Partagez cet apprentissage avec notre nouvelle recrue.

Tu as mon soutien
Que pouvez-vous faire pour faciliter l’intégration de la nouvelle recrue ? Sur quels sujets peut-elle faire appel à vous ?

Résumé de la mission
Maintenant que notre nouvel équipier nous connaît un peu mieux, embarquons tous ensemble et ouvrons notre journal de bord ! Quels sont les faits marquants de notre dernière itération ?

Vers l’infini et au-delà
La dernière étape de ce processus d’intégration a pour objectif d’immerger notre nouvel arrivant dans notre culture, nos valeurs et notre état d’esprit. Pour ça, réfléchissons ensemble à la manière dont nous pourrions devenir plus forts en tant qu’équipe. Communément, cette partie a pour objectif d’identifier des actions concrètes sur les éventuelles faits négatifs du point précédent. En fonction des échanges créés précédemment, elle peut aussi vous réserver de belles surprises avec des réflexions passionnantes provoquées notamment par le regard neuf de votre nouvelle recrue !

Faciliter les échanges

A deux ou en groupe, les échanges entre humains sont sujets à interprétation, soumis à nos humeurs, nos prismes particuliers. Divers outils, notamment inspirés du coaching, seront utiles à toute personne désireuse de s’impliquer dans la montée en puissance des interactions et de leurs résultats.

Sans être des experts des outils cités ci-dessous, nous vous partageons les inspirations dont nous nous nourrissons au quotidien pour faciliter, animer et comprendre au mieux les humains avec lesquels nous interagissons dans nos équipes : 

• Les questions puissantes pour accompagner les réflexions et donner des impulsions aux échanges
• La MBTI, l’ennéagramme ou la process communication pour se comprendre soi même et se remettre en question. En tant que Scrum master nous faisons partie du système, comprendre son propre impact est essentiel.

• Le modèle de management situationnel pour s’adapter à nos différents interlocuteurs et leurs besoins

• La communication non-violente pour décortiquer des faits, reconnaître les sentiments (qui ne sont pas un gros mot en entreprise !), exprimer des besoins et formuler des demandes précises permettant un passage à l’action facilité.

• L’analyse transactionnelle et encore l’approche systémique qui sont elles-mêmes des boîtes à outils complètes !

Cette liste est non exhaustive, en perpétuelle évolution et doit le rester ! La compléter et affûter notre maîtrise de son contenu est probablement le travail d’une vie. Sa diversité illustre la complexité et l'étendue du métier de Scrum master.