Spoiler alert : Il n’y a pas de recette miracle. Cet article est à destination des facilitateurs de communauté en devenir et aguerris.
Rien de plus épanouissant que de contribuer à un projet plus grand que soi. Bâtir une communauté de savoir en entreprise fait partie de ces défis ! Que la direction t’aie confié ce défi, ou que tu en sois à l’initiative. Mais … Rien de plus épuisant que de vouloir tout porter sur ses épaules.
Facilitateur de communauté, tu connais ça. On a cette vision idyllique d’une communauté qui s’auto-organise. Mais la réalité, c'est que pour qu’elle existe tu la portes à bout de bras : tu animes, organises, relances, créés du contenu (beaucoup de contenu), tu relances encore, et lorsque des membres arrivent ou partent tu dois tout recommencer à zéro. Au final, tu peux te demander pourquoi tu fais ça si l’auto organisation ne se met pas en place après plusieurs mois ou années.
Arrêtons de se mentir et faisons le point :
* Une communauté n'est pas une équipe. Une équipe est payée pour atteindre un objectif, elle a des process, un manager, des jalons. Une communauté de savoir, c'est un réseau de personnes volontaires, qui choisit de se connecter en fonction de ses affinités, ses souhaits, ses disponibilités autour d’un objectif de partage de savoir et de pratiques. Tu ne peux pas "manager" l'engagement. Tu crées les occasions pour que ça arrive.
* La facilitation n'est pas du management. Ta mission, ce n'est pas de donner des ordres ni de « tirer » les gens, mais de créer les conditions pour que les autres agissent. Ton pouvoir est de l'influence, pas de l'autorité. C’est donc beaucoup plus diffus, impalpable, et l’impact n’est pas forcément visible à court terme.
* L'auto-organisation, ça ne se crée pas en rassemblant les gens dans un canal de discussion. Sans une stratégie révisée régulièrement la magie ne s'opère pas. Le rôle du facilitateur n'est pas d'être passif, en lançant quelques initiatives isolées, en attendant que les choses se fassent, mais de déclencher le mouvement pour qu'il devienne autonome.
* Il ne faut pas vouloir plus que ce que la communauté souhaite. Si le besoin des membres est de se rencontrer au début pour créer du lien, sans jamais aller dans des actions plus concrètes, alors suffis-toi de ça, pour le moment. Continue à observer les signaux faibles et à proposer des choses adaptées pour y répondre.
La vérité, c'est que l'épuisement vient de mauvaises pratiques. La solution, ce n'est pas de travailler plus, mais de travailler différemment, dans la justesse, en ajustant l’effort en fonction de ce qui se passe.
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Finalement, on peut voir une communauté de savoir comme un regroupement de personnes autour d’un feu de camp : ceux qui sont là ont choisi d’être là pour se réchauffer et échanger avec les autres.
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Diagnostic : Sortir de l'illusion pour poser les bases
Avant de te (re)lancer tête baissée, tu dois avoir les idées claires. Quel est ton vrai rôle ? Que souhaite vraiment le système qu’on nomme « communauté » ici ? Comment mesurer le « succès » ?
Quelques convictions :
* L'engagement, pas la performance. Ton but n'est pas d'atteindre un objectif chiffré, mais de donner aux gens l'envie de revenir. La valeur est là.
* Arrêter d’essayer d’embarquer tout le monde. Ne cherche pas à ce que tous les membres soient intéressés au même niveau ni à retenir les membres à tout prix. C'est un combat perdu d'avance. Ton énergie doit aller à ceux qui sont là, à ceux qui veulent y être. Un lieu d'échange doit être une envie, pas une obligation.
* Être un catalyseur, pas un chef de projet. Ton rôle est de donner une impulsion, puis de te mettre en retrait pour laisser les autres prendre le volant. Ton succès, c'est quand tu deviens dispensable.
* Donner l'exemple, sans sur-produire. Partage du contenu, lance des idées, montre la voie qui te paraît intéressante. Mais ne monopolise pas l'espace. Mets de côté ton égo, et cherche la place qui sera la plus utile pour faire émerger ce que le système cherche (ex : être mentor, être formateur, être binôme). Laisse de la place pour que d'autres initiatives puissent exister. Ton objectif est d'inciter.
Les bénéfices pour l'entreprise
Ne l'oublie jamais, une communauté n'est pas qu'un passe-temps. C'est un atout stratégique majeur. Assure toi que la direction de l’entreprise comprenne ce qui se joue vraiment au sein de ces communautés :
* Un lieu d'incubation des talents : C'est un espace où les compétences se développent, où les juniors apprennent des seniors, et où les experts se challengent.
* Un accélérateur de cohésion : Les nouveaux s'intègrent plus vite, les équipes se connaissent mieux. C'est de la colle sociale pour l'entreprise.
* Un gisement d'innovation : C'est le terreau idéal pour les idées nouvelles. Quand les gens se parlent, des étincelles jaillissent.
* Un révélateur de leaders : Les meilleurs d'entre nous se démarquent par leur engagement et leur capacité à partager. La communauté est un vivier de futurs leaders.
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Ici, ton rôle est plutôt d’être celui qui va identifier, aménager le lieu où proposer le feu de camp, rassembler l’essentiel pour créer le feu. Tu choisis un endroit protégé du vent et agréable, tu amènes du petit bois mort et de quoi allumer le feu. Puis, tu vas lancer un appel pour que ceux qui veulent se réchauffer te rejoignent.
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Stratégie : Lancer la communauté et répartir les rôles
Ta mission est de créer les conditions pour que la communauté se prenne en main. C'est la seule façon de ne pas y laisser sa santé mentale ou d’abandonner. Bien sûr rien ne sera linéaire, des événements peuvent forcer à tout recommencer ou créer des contraintes inattendues (ex : beaucoup de départs, une crise sanitaire…). Voici une liste dans laquelle piocher des idées :
Au lancement : Bâtir les fondations
* Connais tes membres. Vraiment. Avant tout, prends un café (même virtuel) avec chaque personne qui pourrait s'intéresser à la communauté, dès son arrivée. Écoute-les : leurs passions, leurs ambitions, ce qui les anime vraiment. C'est avec ça que tu pourras connecter les bonnes personnes sur les bons sujets. Par la suite, propose à l’ensemble des membres de la communauté de venir l’accueillir la semaine de son arrivée (ex : petit déjeuner, déjeuner d’accueil)
* Créé des moments de convivialité. Organise des moments informels, courts et réguliers, comme des petits déjeuners, des déjeuners, des apéros, des journées de télétravail ensemble. Sans objectif. Ces temps d'échange sont essentiels pour se rencontrer. Par la suite quand tu proposes un évènement, couple-le avec un moment de convivialité (ex : café agile, apéro tech’ )
* Organise le "Pourquoi". Rassemble les membres d’un même métier qui ont envie de participer pour qu'ils définissent ensemble le sens, voire la direction de leur communauté, leur ikigai. Qu'est-ce qu'on aime faire ensemble ? Pourquoi c'est important pour le monde (l'entreprise) ? Ça crée une identité forte et un engagement profond. N’hésite pas à re-provoquer un moment de ce type plus tard si tu sens que l’ikigai a évolué, par exemple un atelier pour créer l’identité ou les convictions de la communauté.
* Met en place les canaux minimums vitaux. Un canal de discussion (Slack, Teams, etc.) pour l'entraide et un espace de stockage (Confluence, SharePoint, etc.) pour les documents partagés. L'histoire de la communauté doit être visible. Par la suite, co-écris une page d’accueil pour présenter la communauté , ses membres et ses modes de fonctionnement.
Pour renforcer : Créer le mouvement
* Identifie les catalyseurs. Qui sont les volontaires, ceux qui ont de l'énergie et la bonne posture ? Fais d'eux tes co-facilitateurs. Ils sont peut-être les leaders de demain de ta communauté ou autre. Organise des points réguliers avec eux. Formez un noyau dur, une équipe soudée. C'est votre énergie qui va se propager.
* Ouvre la porte au choix. Ne dicte pas ce qu'il faut faire. Propose des options : animer un café, organiser un atelier, partager une conférence, créer une formation ou un jeu. Crée un "cadre" mais laisse les membres l'habiller comme ils le veulent. Les demandes directes sont plus efficaces : "Hé, j’ai pensé à toi pour animer un atelier sur ce sujet, qu’en penses-tu ?"
* Valorise, valorise, valorise. C'est essentiel. Mets en lumière les contributions de chacun. Une communication mensuelle ou trimestrielle sur les réalisations de la communauté est un excellent moyen de reconnaître les efforts. Cite les noms, mets des liens vers leur travail. Montre que leur engagement est visible, apprécié et compte vraiment. Les actions des uns montrent l’exemple aux autres, embarquent et donnent des idées pour lancer des binômes, des discussions et de nouvelles actions à leur tour. Le risque est que les personnes montrent de l’enthousiasme mais ne réalisent pas les choses. Ne reste pas bloqué à cette étape. Propose ton regard, ton aide, ton mentorat, mets-toi au bon niveau, trouve ce qui marche.
Pour stabiliser et rendre autonome : Devenir dispensable
* Fixe des micro-objectifs. Établis des défis simples sur 3 à 6 mois. Ça donne une direction sans devenir une contrainte. L'avancement peut être suivi sur un tableau simple (Trello, Jira). L’important est qu’il soit centralisé, disponible aux yeux de tous.
* Créé des équipes projets temporaires. Les membres qui veulent travailler sur un sujet peuvent s'y atteler ensemble. Offre-leur le temps et l'espace pour le faire. Ce qui bloque souvent c’est le temps dédié pour réaliser le travail, fais en sorte que ce ne soit pas le sujet bloquant.
* Fais tourner les responsabilités. La rotation des rôles est un excellent moyen de donner plus de place et de responsabiliser tout le monde. Lanceur d'événement, facilitateur, preneur de notes... C'est comme ça qu'on fait éclore les talents cachés.
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Dès que les personnes répondent à ton appel, invite-les à s’asseoir autour du feu en t'intéressant à eux, en leur proposant des chamallows et un breuvage, et raconte une histoire qui te plaît particulièrement. À la fin de ton histoire, laisse un peu de silence, vois si quelqu’un rebondit, ou propose une nouvelle histoire. Ensuite, quand tu vois que le feu va s’affaiblir, propose à certains de t’accompagner à aller chercher du bois, quand tu vois que le stock de nourriture ou de boissons baisse, propose à d’autres personnes d’aller en chercher en indiquant l’endroit et propose à quelques autres qui restent de bien souffler sur les braises pendant que vous partez au ravitaillement. Bref, compose avec les forces en présence, vois leur préférence, les gens viennent pour des motifs différents et c’est ok ! Ils apportent quelque chose de complémentaire à la mosaïque qui est en train d’émerger.
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Marqueurs de succès : Suivre les signaux faibles pour ajuster les actions
La note d’ambiance
Fies- toi au ressenti.
D’abord le tien, capte la note d’ambiance du dernier moment passé en communauté. Tu peux observer simplement l'énergie de la pièce en te demandant « Sur une échelle de 1 à 5, à quel point les personnes sont-elles en train de passer un bon moment ? ».
Et ensuite, bien sûr, récolte du feedback « Qu’as-tu le plus apprécié pendant ce moment ? Que trouverais-tu intéressant de tester la prochaine fois ? ».
Des données
Cherche aussi des éléments complémentaires plus descriptifs, qui permettent de capter des tendances de fond, par exemple :
* Le taux de participation : Regarde l'affluence de tes événements. Cela te permettra de comprendre quels évènements, sujets, horaires marchent et ne marchent pas. N’hésite pas à sonder directement la communauté, proposer des options.
* Le taux de contribution : Compte le nombre d'articles, d'initiatives, d'ateliers lancés. Mais le plus important, c'est la répartition. Qui lance quoi ? Si tu es le seul, c'est que tu as encore du travail.
* La vitalité des échanges : Est-ce que les gens se parlent entre les événements ? Est-ce qu'ils s'entraident sur le canal de discussion ? Ça, c'est le vrai signe de la vitalité d'une communauté.
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A ton retour, ressens l’ambiance, est-elle chaleureuse et conviviale ? Écoute s’il y a des histoires et quelles sont-elles ? Y a-t-il plus ou moins de personnes ? Quel est l'état du feu ? Et le lendemain, quelqu’un repropose-t-il de faire un feu ? Ces indicateurs te permettront de voir ce qu’il faut faire.
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Le défi est grand, et il est beau. Il n'y a pas de recette miracle, il faut partir de là où la communauté est et voir quel est son besoin, ce qui pourrait l’aider, et en déduire les actions les plus utiles. Ne cherche pas à construire plus que ce dont ta communauté a besoin sur le moment.
Maintenant, à toi de jouer. Ce partage t’a-t-il été utile ? Quelle est l’action que tu choisis de lancer ?
Audrey DACIE/ NONOTTE-VARLY, Coach agile
